Nutzungsbedingungen GEDOKU-KI

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (im Folgenden: „VBG“) stellt interessierten Mitgliedern und Mitarbeitenden der VBG (im Folgenden: “Nutzende”) mit “GEDOKU-KI” einen Chatbot-Dienst und eine KI-basierte Suchfunktion (im Folgenden: “KI-Dienst”) zur Verfügung, welche als Unterstützung bei der Recherche für die Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung dient.

Die Nutzung des KI-Dienstes unterliegt den folgenden Nutzungsbedingungen:

Inhaltsverzeichnis

§1 Geltungsbereich der Nutzungsbedingungen

§2 Zweck des KI-Dienstes

§3 Nutzung des KI-Dienstes

§4 Vertraulichkeit und Datenschutz

§5 Haftungsbeschränkung

§6 Support und Kontakt

§7 Änderungen der Nutzungsbedingungen

§8 Nutzungseinschränkungen

§9 Laufzeit

§10 Schlussbestimmungen

§1 Geltungsbereich der Nutzungsbedingungen

  1. Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung des KI-Dienstes. Die Registrierung und Nutzung sind kostenfrei und freiwillig.
  2. Der KI-Dienst richtet sich an Anwendende der GEDOKU-Software, welche mit der VBG einen Nutzungsvertrag (GEDOKU | VBG) geschlossen haben.
  3. Mit der Registrierung erklären sich Nutzende mit den Nutzungsbedingungen einverstanden und erklären, dass sie nicht gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen werden.

§2 Zweck des KI-Dienstes

Der KI-Dienst dient der Unterstützung von Nutzenden bei der Recherche zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen, indem er die Suche nach Informationen zum Thema Arbeitssicherheit erleichtert sowie Quellen zusammenfasst. Dazu wird primär eine Suche in den GEDOKU Katalogen, Teilen des staatlichen Rechts, sowie einer Reihe von potenziell relevanten DGUV Publikationen ermöglicht. Die Nutzung ist grundsätzlich festgelegt auf:

Die mit dem KI-Dienst vermittelten Informationen sind allgemeiner Natur und dienen ausschließlich zu Recherchezwecken. Als KI-basierte Software-Anwendung kann und soll der KI-Dienst nicht die eigenverantwortliche Recherche und Prüfung ersetzen. Jedwede Ergebnisse müssen stets durch die Nutzenden selbst geprüft werden.

§3 Nutzung des KI-Dienstes

  1. Der KI-Dienst ist ausschließlich für die Verwendung im Rahmen der GEDOKU-Software der VBG bestimmt. Jede anderweitige Nutzung ist ausgeschlossen.
  2. Es besteht kein Anspruch auf bestimmte Funktionen des KI-Dienstes.
  3. Mit der Aktivierung des Accounts kommt der Nutzungsvertrag zustande (Vertragsschluss).
  4. Vertragsgegenstand ist die kostenfreie Nutzung der Funktionen des KI-Dienstes. Hierzu wird den Nutzenden ein „Account“ bereitgestellt, unter dessen Nutzung mit Hilfe des KI-Dienstes Suchanfragen gestartet werden können. Nutzende können Ihren Account-Namen (Pseudonym) ebenso wir Ihr Passwort frei wählen. Ausschließlich der Account-Name (Pseudonym) wird in Klartext gespeichert, das Passwort wird in verschlüsselter Form gespeichert. Sonstige Daten, insbesondere die IP-Adresse sowie E-Mail-Adresse, werden ausschließlich temporär für wenige Minuten und zum Abschluss des Registrierungsvorgangs verarbeitet, nicht aber längerfristig gespeichert. Verarbeitet bedeutet in diesem Kontext ausschließlich das Zusenden der Registrierungsdaten an die angegebene Mail-Adresse sowie die Systemprüfung gegen missbräuchliche Benutzung (Spam). Nach abgeschlossenem Registrierungsvorgang werden keinerlei Daten persistiert, abgesehen von Account-Name (Pseudonym) und verschlüsseltem Passwort.
  5. Die Datenverarbeitung und Bereitstellung der KI-Dienste findet ausschließlich auf Servern in Deutschland statt. Ihre Daten werden von GEDOKU-KI zu keinem Zeitpunkt auf Servern, in Rechenzentren oder bei Cloudanbietern im Ausland verarbeitet.
  6. Es gibt grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf Freischaltung oder Teilnahme am KI-Dienst. Es gilt das uneingeschränkte Hausrecht der VBG.
  7. Der Account darf nur vom Nutzenden selbst genutzt werden. Ebenso ist der Inhabende des Accounts für den Schutz vor dessen Missbrauch verantwortlich. Die Zugangsdaten sind daher vor dem Zugriff Dritter zu schützen und sicher aufzubewahren.
  8. Der bei der Registrierung des Accounts gewählte Account-Name (Pseudonym) wird eigenständig und darf keine Rückschlüsse auf reale Personen geben, insbesondere darf er keine E-Mailadresse enthalten oder sonst einen missverständlichen Charakter, z.B. rassistischer oder sexueller Art, aufweisen.
  9. Die nutzende Person verpflichtet sich:
  1. Den KI-Dienst nicht für illegale, unmoralische oder sonst unzulässige Zwecke zu verwenden
  2. Keine beleidigenden, bedrohenden, diskriminierenden oder anderweitig unangemessenen Inhalte zu übermitteln
  3. Nicht zu versuchen, die Sicherheit des KI-Dienstes zu umgehen oder auf vertrauliche Informationen zuzugreifen
  4. Den KI-Dienst oder Teile davon nicht zu kopieren, zu verteilen, zu modifizieren oder zurückzuentwickeln
  1. Die VBG übernimmt keine Gewähr für die Verfügbarkeit oder allgemeine Leistungsfähigkeit des KI-Dienstes. Die VBG wird sich bemühen, den KI-Dienst möglichst unterbrechungsfrei zum Abruf anzubieten. Auch bei aller Sorgfalt können Ausfallzeiten nicht ausgeschlossen werden, in denen die Webserver des KI-Dienstes auf Grund von technischen oder sonstigen Problemen, die nicht im Einflussbereich der VBG liegen (Verschulden Dritter, höhere Gewalt, etc.), über das Internet nicht abrufbar ist. Der Nutzende erkennt an, dass eine 100%ige Verfügbarkeit des KI-Dienstes technisch nicht zu realisieren ist.
  2. Die VBG behält sich das Recht vor, Inhalt und Struktur der Plattform sowie die dazugehörigen Benutzeroberflächen zu ändern und zu erweitern, wenn hierdurch die Zweckerfüllung des mit dem Nutzenden geschlossenen Vertrags nicht oder nur unerheblich beeinträchtigt wird oder technische Gründe die Änderungen bedingen. Unabhängig davon wird dieses Angebot kontinuierlich im Rahmen von Fehlerbehebung verbessert und die fachlichen Inhalte aktualisiert.

§4 Vertraulichkeit und Datenschutz  

Die Nutzung des KI-Dienstes birgt Datenschutzrisiken, da Nutzendeneingaben verarbeitet werden. Die Verarbeitung der vom Nutzenden eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf gesicherten Servern in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH (hardwareseitig), alleinig administriert von HITeC e.V. (softwareseitig).

Sämtliche Daten befinden sich zu jedem Zeitpunkt ausschließlich auf IT-Infrastruktur in Deutschland. Trotz Sicherheitsvorkehrungen und branchenüblicher Verschlüsselung sämtlicher Daten im Transit besteht das Risiko, dass persönliche Informationen, die in den Chatverläufen enthalten sind, möglicherweise von Dritten abgefangen oder kompromittiert werden könnten. Nutzende sollten sich dieser Risiken bewusst sein und bei der Nutzung des Dienstes angemessene Vorsichtsmaßnahmen treffen. Insbesondere wird empfohlen, keine personen- oder organisationsbezogenen Daten in das System einzugeben bzw. diese zu anonymisieren, da dies den effektivsten Schutz darstellt.

Nutzenden sind verpflichtet, keine vertraulichen Informationen im KI- Dienst preiszugeben. Aus diesem Grund ist auch die Eingabe persönlich identifizierbarer Informationen im Rahmen der Nutzungsbedingungen weder vorgesehen noch erlaubt.

Sämtliche Daten, die uns mitgeteilt werden, werden streng vertraulich behandelt und gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Zum Zwecke einer möglichst einfachen Nutzung werden sämtliche Chats der Nutzenden gespeichert, sodass frühere Konversationen erneut betrachtet oder fortgeführt werden können. Diese Daten werden weder automatisch noch manuell durchgesehen, sondern ausschließlich für die Konversationshistorie selbst verwendet.

Optional, um den Chatbot zu verbessern, kann Feedback übermittelt werden. Bei der Daumen hoch/runter Funktion wird ausschließlich die KI-Antwort bewertet und gespeichert für die Analyse. Bei der optionalen “Feedback geben” Funktion wird der Verlauf des Chats protokolliert und samt Feedback-Kommentar gespeichert sowie manuell zwecks KI-Verbesserung geprüft. Falls das optionale Feedback für KI-Training oder anderweitig automatisiert genutzt wird, werden diese Informationen anonymisiert und sind nicht mehr mit personenbezogenen Daten verknüpft.

Die Angabe von Daten durch den Nutzenden ist freiwillig. Nach Beendigung des Gesprächs kann der Nutzende durch einen Klick den Chatverlauf löschen lassen. Dadurch wird das gesamte Gespräch aus dem System entfernt. Der Nutzende kann auch alle Konversationsverläufe insgesamt löschen oder eine vollständige Accountlöschung durchführen. Bei Löschung durch den Nutzenden werden die Daten restlos gelöscht.

§5 Haftungsbeschränkung

  1. Die VBG haftet für entstehende Schäden lediglich, soweit diese auf einer Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht oder auf einem vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhalten der VBG, ihrer gesetzlichen Vertreter oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruht.
  2. Wird eine wesentliche Vertragspflicht leicht fahrlässig verletzt, so ist die Haftung der VBG auf den vorhersehbaren vertragstypischen Schaden begrenzt. Eine wesentliche Vertragspflicht ist bei Verpflichtungen gegeben, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst möglich macht oder auf deren Einhaltung der oder die Nutzende vertraut hat und vertrauen durfte.
  3. Eine darüberhinausgehende Haftung auf Schadenersatz ist ausgeschlossen. Die Haftung wegen schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit nach den gesetzlichen Bestimmungen bleibt unberührt. Dies gilt auch für die zwingende Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und einer Haftung nach § 839 BGB (Haftung bei Amtspflichtverletzung).
  4. Die voranstehende Haftungsbeschränkung gilt insbesondere für Schäden durch Fehler, Verzögerungen oder Unterbrechungen in der Übermittlung von Daten oder Ähnlichem, bei Störungen der technischen Anlagen oder des Service, unrichtige Inhalte, Verlust oder Löschung von Daten und Viren.
  5. Alle in dieser Software bereitgestellten Informationen hat die VBG nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und geprüft. Eine Gewähr für die jederzeitige Aktualität, Richtigkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit der bereit gestellten Informationen kann die VBG allerdings nicht übernehmen.
  6. Die Nutzenden sind selbst dafür verantwortlich, die vom KI-Dienst getroffenen Aussagen zu verifizieren und zu bewerten. In der Regel werden dazu vom KI-Dienst für jede Aussage entsprechende Quellen bereitgestellt. Da Ungenauigkeiten, Unvollständigkeiten bis hin zu falschen Aussagen des KI-Dienstes aus systembedingten Gründen niemals komplett ausgeschlossen werden können, wird die Richtigkeit der Antworten nicht gewährleistet. Der KI-Dienst dient ausschließlich als Werkzeug zur unverbindlichen Informationsbeschaffung und ersetzt nicht das eigenständige Einholen und Prüfen von Informationen.
  7.  Die vom KI-Dienst gelieferten Rechercheinformationen sind unverbindlich und ersetzen nicht eine individuelle Beratung.

§6 Support und Kontakt  

Für technische Probleme oder Fragen zur Nutzung des KI-Dienstes können sich die Nutzenden an den technisch zuständigen Support (E-Mail: gedoku-ki@hitec-hamburg.de) wenden.

§7 Änderungen der Nutzungsbedingungen

Die VBG behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit und ohne Begründung zu ändern. Änderungen treten mit der Online-Publizierung in Kraft. Die Nutzenden werden rechtzeitig per Hinweis innerhalb der Software informiert und um Zustimmung gebeten. Die jeweils gültigen Nutzungsbedingungen können unter dem Menüpunkt „Nutzungsbedingungen“ eingesehen werden.

§8 Nutzungseinschränkungen

  1. Die Nutzung des KI-Dienstes darf nicht zur Verbreitung von beleidigenden, diskriminierenden oder anderweitig unzulässigen Inhalten verwendet werden. Die Eingabe persönlich identifizierbarer Informationen oder vertraulicher Informationen ist nicht erlaubt.
  2. Die Nutzung des KI-Dienstes beschränkt sich auf die in §2 genannten Zwecke. Eine anderweitige Nutzung ist untersagt.
  3. Automatisierte Anfragen an den KI-Dienst sind untersagt. Die Nutzenden verpflichten sich, den Dienst nur über GEDOKU zu nutzen und nur in Ausnahmefällen über die bereitgestellte Website. Wird erkannt, dass zu viele Anfragen in zeitlich kurzen Abständen geschickt werden (Missbrauch), kann der Dienstzeitweise blockiert werden.
  4. Bei vertragswidrigem Verhalten, insbesondere gegen diese Nutzungsvereinbarung, kann die VBG unabhängig von einer Kündigung, auch die folgenden Maßnahmen ergreifen:   Zeitweise oder permanente Sperrung des Zugangs zum Dienst

§9 Laufzeit

  1. Diese Nutzungsbedingungen gelten für die gesamte Laufzeit des “GEDOKU-KI”-Services unbeschränkt und mindestens für die gesamte Existenz des Accounts des Nutzenden.
  2. Beide Parteien können den Nutzungsvertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen.
  3. Nutzende können ihre Accounts direkt in der Plattform oder mit separat zur Verfügung gestellten “Lösch-Links”, die sie direkt nach der Registrierung per Mail erhalten, löschen. Mit der Accountlöschung werden alle mit dem Account assoziierten Daten gelöscht.

§10 Schlussbestimmungen  

  1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
  2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Stand: 30.09.2025